Con l’ampio ricorso allo smart working verificatosi durante la pandemia, nell’ultimo anno sono aumentate anche le criticità sui sistemi di comunicazione delle imprese, che incontrano adesso più difficoltà per proteggere le informazioni gestite in remoto al di fuori del perimetro aziendale, e spesso avvalendosi di pc ed altri strumenti personali messi a disposizione dai lavoratori.
Nel nuovo contesto lavorativo ridisegnato dall’emergenza sanitaria da Covid-19, il 75% dei dipendenti usa WhatsApp ed altre piattaforme online per condividere dati sensibili, e il 71% di essi ammette di usare queste applicazioni per inviare informazioni critiche dell’azienda per cui lavora. Ad evidenziarlo è uno studio di Veritas Technologies, azienda specializzata nella produzione di soluzioni tecnologiche per la protezione dei dati, che ha intervistato 12.500 colletti bianchi di quattro continenti.
A completare il quadro è un sondaggio condotto da Federprivacy su un campione di oltre mille professionisti e manager d’impresa italiani, dal quale emerge che la metà degli intervistati (52%) utilizza – più o meno spesso – il proprio smartphone per fotografare documenti di lavoro riservati e spedirli tramite WhatsApp o un’altra app simile. Inoltre, uno su quattro di essi (24%) ammette anche che ogni tanto sbaglia destinatario, e a destare maggiore preoccupazione è il fatto che tra le informazioni scambiate tramite queste app vi sono password aziendali, dettagli delle carte di credito, dati dei clienti, piani strategici, informazioni bancarie e salariali, e persino risultati dei test Covid-19 dei dipendenti con relativi dettagli medici.
Il principale motivo che induce i dipendenti a cercare scorciatoie passando dalle app di chat e dalle varie piattaforme online è che gli utenti le trovano più pratiche e veloci rispetto alla posta elettronica, che la maggioranza delle aziende (73%) impone come unico canale di comunicazione senza fornire alternative con strumenti più snelli rispetto alla mail tradizionale.
Emerge quindi la necessità per le aziende di riorganizzare le proprie dinamiche di comunicazione delle informazioni, anche perché a quanto pare la fotografia attuale non rappresenta un fenomeno temporaneo, bensì quello che è di fatto un nuovo contesto lavorativo.
Infatti, il 79% degli impiegati intervistati ha affermato che in futuro si troverà di nuovo ad usare tali app per condividere informazioni aziendali e dati sensibili, nonostante che quasi un terzo (30%) di essi sia stato già ammonito dai propri responsabili per aver inviato dati confidenziali tramite canali diversi da quelli indicati dalle procedure interne, le quali però solo nel 36% dei casi vietano espressamente l’utilizzo di WhatsApp per comunicazioni di lavoro, e solo un’azienda su cinque (18%) prevede sanzioni disciplinari per i lavoratori che usano app di messaggistica non consentite dalle policy aziendali per condividere informazioni riservate dell’azienda.
Pertanto, le prime cose a cui mettere mano per riorganizzare gli strumenti aziendali di comunicazione in molti casi sono proprio regolamenti e procedure.
Nicola Bernardi, presidente di Federprivacy – @Nicola_Bernardi
